Améliorer la cohérence produit et de donner de l’autonomie aux équipes

Aésio est un groupement de mutuelles qui compte plus de 2,7 millions de clients et opère une dizaine de produits numériques à destination de cibles très différentes : particuliers, entreprises, partenaires, conseillers internes et experts métiers. Début 2024, Lonestone m'a missionné pour accompagner les équipes d'Aésio sur la mise en place de leur design system, une mission de trois mois menée en autonomie avec des points hebdomadaires auprès des équipes internes. L'enjeu n'était pas de tout reconstruire, mais de capitaliser sur l'existant, de corriger les manques et d'établir un cadre simple, sain et extensible, que les équipes d'Aésio pourraient s'approprier et faire évoluer durablement après mon départ.

Le secteur de la mutuelle et de la protection sociale est soumis à des exigences croissantes en matière d'accessibilité numérique et de cohérence d'expérience utilisateur, dans un contexte où les adhérents comparent leur expérience avec celle des acteurs les plus avancés du secteur financier. Pour un groupement de la taille d'Aésio, disposer d'un référentiel de design partagé entre les équipes est une condition nécessaire pour maintenir la cohérence à mesure que le portefeuille de produits numériques s'élargit.

La phase d'audit a tenu lieu de recherche initiale. J'ai passé en revue 7 outils, analysé 233 écrans et recensé 161 composants différents dans leurs variantes, couvrant aussi bien les outils internes à destination des conseillers et experts métiers que les interfaces côté clients et le site institutionnel. Cet inventaire m'a permis d'évaluer la maturité UX de l'existant, d'identifier les forces et les faiblesses, et d'anticiper la quantité de travail à venir. Le bilan était encourageant : les écarts en termes d'expérience utilisateur n'étaient pas majeurs, mais l'hétérogénéité des composants et l'absence de référentiel partagé rendaient chaque nouveau développement plus coûteux que nécessaire.

L'audit a permis d'identifier cinq axes prioritaires : améliorer l'utilisation de la couleur, clarifier le périmètre des pictogrammes et des illustrations, renforcer la cohérence des contenus rédactionnels, créer une bibliothèque de composants homogène et accessible, et apporter de la rigueur dans l'exécution, aussi bien côté conception que côté développement. Le périmètre de production a couvert une centaine de composants, des éléments atomiques jusqu'aux templates de pages, organisés en deux fichiers Figma distincts : un fichier Fondations et un fichier Composants.

Sur le fichier Fondations, j'ai décliné les couleurs de la charte print en conservant la segmentation par cible, tout en créant les styles de texte nécessaires pour améliorer la hiérarchie de l'information à l'écran. Sur le fichier Composants, j'ai veillé à ce que chaque champ soit systématiquement associé à un label et que l'ensemble des composants respectent une même logique d'utilisation de la couleur selon leur état, désactivé, inactif, actif, focus. Le design system a ensuite été mis à l'épreuve sur des écrans existants et dans des cas métiers parfois complexes, comme des tableaux à forte densité de données, pour s'assurer de sa robustesse avant livraison.

J'ai travaillé avec les variables Figma pour implémenter les tokens de design, ce qui a permis de gagner du temps sur la production et de créer un lien direct avec l'équipe de développement en charge de l'implémentation. Inclure un référent technique dès le départ pour cadrer précisément le périmètre et valider la faisabilité technique de chaque choix a été une décision structurante, qui a évité de nombreux allers-retours en phase d'implémentation.

La documentation a été rédigée en parallèle de la conception sur Zeroheight, avec un chapitre d'introduction pensé pour les équipes non initiées, couvrant des questions telles que "qu'est-ce qu'un design system", "à qui ça s'adresse" ou "comment y contribuer". La livraison de la V1 a été suivie d'une phase d'implémentation par les équipes d'Aésio, puis de points réguliers pour ajuster les éléments à la marge. Le design system a depuis été appliqué à l'espace client, et a contribué à faire évoluer la perception du design en interne.

Le design system a été livré au terme des trois mois de mission et adopté par les équipes d'Aésio, qui l'ont appliqué en premier lieu à l'espace client. Il a permis à plusieurs designers d'intervenir sur des produits différents en conservant une approche cohérente, de réduire les incohérences visuelles et de fluidifier la production. Au-delà de la livraison, la mission a eu une durée de vie plus longue que prévu : j'ai accompagné le designer référent pendant une année supplémentaire, au fil de points réguliers qui lui ont permis de monter progressivement en compétence, de gagner en maturité sur le sujet et d'asseoir la place du design au sein des équipes d'Aésio.

Ce que j'ai particulièrement apprécié sur cette mission, c'est sa dimension complète : conseil, production, formation, vulgarisation, présentation avec des enjeux politiques internes. Un design system n'est pas seulement un livrable Figma, c'est un projet organisationnel autant que technique, et réussir à embarquer une équipe dans cette logique demande autant de pédagogie que de rigueur dans l'exécution. Accompagner un designer plus junior sur la durée, le voir gagner en assurance et en légitimité au sein de son organisation, a été l'une des satisfactions les plus concrètes de cette mission. Ce que je referais différemment : j'aurais aimé aller encore plus loin sur la gouvernance en amont, en formalisant dès le départ des règles claires sur la contribution et l'évolution du design system, pour que l'équipe soit encore mieux armée pour le faire vivre de manière autonome après mon départ.